Cahier de mission · Pilote
Ce document accompagne le devis DEV-2026-001 et en est inséparable. En cas de contradiction entre les deux, le présent cahier de mission prévaut.
M. Paul Parigot est l'interlocuteur opérationnel du Client pour ce projet.
Le Studio s'engage à concevoir, livrer et opérer pendant 3 mois un outil d'automatisation des commandes fournisseurs pour le compte du Client, sur le périmètre du magasin Centrakor de Melle.
Le fonctionnement de l'outil repose sur une hypothèse technique fondatrice : les exports Helios Retail du Client partagent un format commun à tous les fournisseurs, ce qui permettrait à l'outil de traiter l'ensemble des fournisseurs sans configuration spécifique par fournisseur. Cette hypothèse est vérifiée lors du diagnostic (Étape 0, §4.1) sur un export Helios réel. Si l'Étape 0 la confirme, ajouter un fournisseur au périmètre automatisé ne requiert aucun développement supplémentaire : le Client l'exporte depuis Helios et le dépose.
L'outil permet au Client de passer de son process actuel (export CSV depuis Helios, analyse Excel manuelle, saisie des quantités, envoi par mail) à une chaîne quasi-automatique où son seul geste est le dépôt du fichier et la validation depuis son téléphone. Sans validation du Client, aucune commande n'est transmise à un fournisseur.
Le pilote valide cette promesse sur vos 3-4 plus gros fournisseurs (JJA en tête), précisés ensemble au diagnostic.
Si le diagnostic confirme que tous les exports Helios partagent le même format, ajouter un fournisseur supplémentaire ne requiert aucun développement, aucun paramétrage. Le Client l'exporte depuis Helios et le dépose.
| # | Livrable | Critère d'acceptation |
|---|---|---|
| 1 | Outil de dépôt et d'analyse (interface web) | Fonctionne avec un export Helios réel. Les suggestions sont cohérentes avec la façon de commander du Client, validées par lui. |
| 2 | Chaîne d'automatisation validée sur vos 3-4 plus gros fournisseurs (JJA en tête), précisés au diagnostic | Une commande complète passe de bout en bout (dépôt, analyse, validation Telegram, envoi mail) sur un cas réel pour chacun de ces fournisseurs. |
| 3 | Période de rodage avec Client en copie | Le calendrier précis est calé après le diagnostic : le Client valide que les commandes envoyées correspondent à ce qu'il aurait décidé. |
| 4 | Bascule en mode autonome | Le Client n'est plus en copie. Les commandes partent sur sa seule validation Telegram. |
| 5 | Documentation d'usage courte | 1 page, reprendre en main sans formation préalable, pour que n'importe quel collaborateur puisse s'y mettre si besoin. |
Pour que le chantier soit livrable et que les attentes soient claires des deux côtés :
Avant tout engagement des deux parties, le Studio teste un export Helios réel fourni par le Client pour vérifier que le format est exploitable et que l'hypothèse technique fondatrice tient.
Cette étape est offerte par le Studio : aucune facturation, aucun acompte avant sa conclusion. Elle ne fait pas partie du périmètre facturé.
Si le diagnostic confirme la faisabilité, le Client signe le présent cahier de mission et le devis DEV-2026-001, et verse l'acompte. Si le diagnostic révèle que le format Helios est inexploitable en l'état, les parties conviennent ensemble d'un re-cadrage du périmètre, ou décident de ne pas donner suite. Dans ce cas, rien n'est dû au Studio.
| Phase | Ce qui se passe | Validation Client requise |
|---|---|---|
| Étape 0 : Diagnostic (offert) | Test d'un export Helios réel, confirmation que le format est exploitable et que l'hypothèse de format commun tient. | Oui : le Client confirme que les données testées sont représentatives. |
| Mise en place | Build de l'outil, validation sur les fournisseurs du pilote, ajustement des règles de suggestion. | Oui : validation que les suggestions font sens sur des cas réels pour chaque fournisseur testé. |
| Rodage | L'outil tourne, Client en copie. Le calendrier précis est calé après le diagnostic. | Oui : Client confirme la conformité des commandes générées. |
| Bascule | Mode autonome : Client valide depuis Telegram, commandes partent directement. | Oui : accord explicite du Client pour sortir du mode copie. |
Le calendrier précis et la durée de rodage sont calés ensemble après le diagnostic.
Prix net de TVA au titre de la franchise en base de TVA. En cas de sortie du régime de la franchise en base en cours d'exécution, la TVA légalement exigible sera ajoutée au prix.
Le règlement s'effectue par virement bancaire à réception de facture. Les coordonnées bancaires sont communiquées avec la facture d'acompte.
La livraison déclenchant le solde est définie comme : la bascule en mode autonome validée par le Client (phase 4 du tableau ci-dessus).
En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire, à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture. Le taux des pénalités de retard est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur.
Tout retard de paiement entraîne en outre, de plein droit, l'exigibilité d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 euros (art. L441-10 et D441-5 du Code de commerce). Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, le Studio peut demander une indemnisation complémentaire, sur justificatifs.
L'outil conçu par le Studio analyse les données fournies par le Client et émet des suggestions de commande. Il ne se substitue en aucun cas à la décision du Client.
Aucune commande n'est transmise à un fournisseur sans la validation explicite et préalable du Client (par le mécanisme de confirmation défini au projet, notamment via Telegram). Le Client demeure seul décisionnaire et seul responsable de ses engagements commerciaux à l'égard de ses fournisseurs, en ce compris les quantités, les montants et l'opportunité de chaque commande.
L'envoi d'une commande est techniquement subordonné à la réception d'une validation du Client. En l'absence de validation, ou en cas d'indisponibilité du canal de validation, aucune commande n'est émise : le défaut est l'inaction, jamais l'envoi.
En conséquence, le Studio ne saurait être tenu responsable des conséquences commerciales, financières ou de gestion d'une commande dès lors que celle-ci a été validée par le Client, l'outil n'ayant qu'une fonction d'aide à la décision.
L'outil exploite les fichiers d'export (CSV ou équivalent) générés par le Client depuis le logiciel Helios Retail. Helios Retail est un logiciel tiers, édité par un éditeur indépendant, sur lequel le Studio n'exerce aucun contrôle et dont il ne maîtrise ni les évolutions, ni la disponibilité, ni le format de sortie. L'outil du Studio est une sur-couche agnostique au-dessus du logiciel de caisse en place, pas un remplaçant.
À ce titre, les prestations d'adaptation de l'outil aux exports Helios constituent une obligation de moyens, et non une obligation de résultat. Le Studio s'engage à mettre en œuvre les diligences raisonnables d'un professionnel de sa spécialité.
En cas de modification par Helios Retail de son format d'export (colonnes, structure, encodage) pendant la période de trois (3) mois d'opération incluse au présent pilote, le Studio s'engage à adapter l'outil dans les meilleurs délais, dans la limite de cinq (5) heures de travail sur l'ensemble de cette période. Au-delà de cette limite, ou après la période de trois (3) mois, toute adaptation rendue nécessaire par une évolution d'Helios Retail fait l'objet d'un devis distinct, soumis à l'accord préalable du Client.
Le Studio conserve l'intégralité des droits de propriété intellectuelle sur l'outil, son architecture, ses composants techniques, son code source et tout développement réalisé dans le cadre de la présente mission, qu'il s'agisse d'éléments antérieurs ou créés à cette occasion. Aucune disposition du présent cahier de mission n'emporte cession de ces droits au Client.
Le Client bénéficie, pour la durée et le périmètre définis au présent document, d'un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable de l'outil et de son opération. Toute cession ou mise à disposition à un tiers requiert l'accord écrit et préalable du Studio.
Option cession. Si le Client souhaite acquérir la propriété complète du code (work-for-hire, conformément à l'article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle), cette option est disponible pour un supplément de 4 500 €, soit un montant total de 12 000 € all-in. La cession est formalisée par un avenant spécifique précisant, pour chaque droit cédé pris distinctement, son étendue, sa destination, le lieu et la durée d'exploitation, conformément à l'article L131-3 CPI.
Les données du Client demeurent sa propriété exclusive. L'outil conserve, pendant l'opération, l'historique des commandes nécessaire à l'affinage des suggestions ; au-delà de ce qui est nécessaire, rien n'est retenu. En cas de cessation de la collaboration, pour quelque cause que ce soit, le Client récupère l'intégralité de ses données (exports, historiques de commandes, paramètres de configuration) dans un délai de quinze (15) jours suivant la fin de la mission, dans un format standard et réutilisable (CSV ou équivalent). Le Studio procède ensuite à la suppression des données du Client de ses systèmes, sauf obligation légale de conservation, et en atteste auprès du Client sur simple demande.
Ce qui suit décrit le dispositif de conformité tel que le Studio l'a évalué en interne. Ces qualifications constituent une auto-évaluation interne non ratifiée par un avocat. Elles ne constituent pas un avis juridique sur les obligations propres d'IDEKA.
Dans le cadre de la mission, le Studio est susceptible de traiter, pour le compte du Client et sur ses instructions documentées, des données issues d'Helios Retail : données de ventes, de stock, de produits, et contacts fournisseurs.
La minimisation est mise en œuvre par construction : seules les données nécessaires au calcul des suggestions (références produit, ventes, stock) sont transmises au moteur d'analyse. Les contacts fournisseurs ne sont jamais transmis au moteur IA ; ils ne sont utilisés que par l'outil, en local, au stade de l'envoi du mail de commande.
Lorsque ces traitements portent sur des données à caractère personnel, le Studio agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, le Client étant responsable de traitement. Les contacts fournisseurs constituent des données à caractère personnel dès lors qu'ils identifient une personne physique (nom, adresse électronique nominative ou numéro d'un interlocuteur). Dans ce cas, les Parties signent, préalablement à tout traitement de données réelles, un contrat de sous-traitance de données (DPA) distinct, conforme à l'article 28.3 du RGPD, qui précise notamment : l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement ; les catégories de données et de personnes concernées ; et les huit obligations du sous-traitant (instruction documentée, confidentialité, sécurité au sens de l'art. 32, encadrement de la sous-traitance ultérieure, assistance à l'exercice des droits des personnes, assistance aux obligations de sécurité et de notification, sort des données en fin de prestation, mise à disposition des justificatifs et droit d'audit).
Les Parties conviennent de caractériser, lors du diagnostic (Étape 0), le contenu réel des exports Helios et des contacts utilisés. L'obligation de DPA ne devient sans objet que si le diagnostic établit que les exports ne comportent aucune donnée à caractère personnel, c'est-à-dire que les données de produits, de stock et de ventes sont exclusivement agrégées sans identifiant de personne, et que les contacts fournisseurs utilisés sont exclusivement des adresses fonctionnelles non rattachées à une personne physique identifiable. Toute évolution ultérieure du périmètre des données réactive l'obligation.
Sur le moteur IA. Le moteur d'analyse retenu est Mistral (société de droit français, opérateur de droit européen), visé pour sa posture de conformité sur les données. La capacité du modèle sur la tâche réelle d'analyse de vos exports est validée à l'Étape 0. Si la capacité ne suit pas, le repli documenté est Anthropic (API directe, droit américain, sous mécanisme de transfert SCC et minimisation des données), déclaré et assumé, sans présenter d'option EU-managed comme équivalente en souveraineté. L'activation du repli Anthropic, parce qu'elle implique un transfert hors UE, fait l'objet d'une décision explicite et conjointe avec le Client à l'Étape 0, et non d'un basculement automatique. Aucun moteur n'est engagé avant que le diagnostic confirme qu'il tient la tâche.
La responsabilité du Studio au titre de la présente mission est limitée aux dommages directs, prévisibles et matériels subis par le Client et résultant d'une faute prouvée du Studio dans l'exécution de ses obligations.
En tout état de cause, le montant total des sommes que le Studio pourrait être tenu de verser au Client, toutes causes confondues au titre de la présente mission, ne pourra excéder le montant total hors taxes effectivement réglé par le Client au titre du présent cahier de mission.
Sont expressément exclus de la réparation les dommages indirects et immatériels, tels que la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires, la perte de marge, la perte de données imputable à un tiers ou au Client, la perte de clientèle ou l'atteinte à l'image.
La présente limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive du Studio, ni dans les cas où la loi prohibe une telle limitation.
Résiliation pour faute. En cas de manquement grave de l'une des Parties à ses obligations, l'autre Partie peut résilier le présent cahier de mission après l'envoi d'une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, restée sans effet pendant un délai de quinze (15) jours. La résiliation prend alors effet de plein droit.
Résiliation pour convenance. Chaque Partie peut mettre fin à la mission pour convenance, moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par écrit. Dans ce cas, le Studio est rémunéré au prorata des prestations effectivement réalisées et engagées à la date d'effet de la résiliation, l'acompte versé restant acquis à hauteur du travail accompli.
Quelle que soit la cause de la résiliation, les Parties exécutent les obligations de réversibilité des données prévues à l'article 6.3.
Chaque Partie s'engage à tenir strictement confidentielles les informations, données, documents et savoir-faire de l'autre Partie auxquels elle a accès dans le cadre de la mission, à ne les utiliser que pour les besoins de celle-ci et à ne pas les divulguer à des tiers sans accord écrit préalable.
Cet engagement vaut pendant toute la durée de la mission et pour une durée de trois (3) ans suivant son terme, quelle qu'en soit la cause.
Sont exclues de cette obligation les informations tombées dans le domaine public sans faute de la Partie réceptrice, celles déjà connues d'elle avant leur communication, et celles dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité compétente.
Le présent cahier de mission est régi par le droit français.
À défaut de résolution amiable d'un différend né de son interprétation ou de son exécution, compétence est attribuée aux tribunaux du ressort de Niort (Deux-Sèvres), siège du Prestataire, y compris en cas de pluralité de défendeurs, d'appel en garantie ou de procédure d'urgence.
Les 3 mois d'opération inclus dans le pilote ne sont pas de la maintenance : c'est le temps nécessaire pour que l'outil soit rodé, que les suggestions soient affinées avec vos retours du terrain, et que vous soyez certain de la valeur avant de décider de continuer.
Une fois ces 3 mois passés, on propose la suite sous la forme d'un Forfait Pilotage. Ce n'est pas un coût de maintenance, c'est un partenariat pour que l'outil reste utile et s'améliore avec vous.
Ce forfait couvre trois niveaux de valeur :
Ordre de grandeur indicatif : environ 700 €/mois, sans engagement de durée, non reconduit tacitement.
On cadre ça ensemble après les 3 mois, une fois que vous aurez vu la valeur. Rien n'est engagé aujourd'hui.
L'outil conçu pour Centrakor Melle est conçu pour être dupliqué sur vos deux autres magasins (Flash Déco Melle, Centrakor Azay-le-Brûlé), avec un investissement bien moindre que le pilote initial. Chaque directeur pilote son magasin, vous gardez la vue d'ensemble.
Rapprocher automatiquement ce que vous avez commandé et ce que vous avez reçu. Lire les bons de livraison fournisseur (chaque fournisseur a son propre format BL, vrai travail distinct des commandes). Pour ne plus jamais chercher manuellement si une livraison est conforme.
Ordre de grandeur indicatif : 3 000 à 5 000 €
Le tableau de bord du magasin, les alertes proactives (ruptures, démarques, sur-stock), un copilote mobile pour les décisions du quotidien, sur l'ensemble des magasins IDEKA.
Ordre de grandeur indicatif : 5 000 à 9 000 €
L'outil est conçu comme une sur-couche agnostique au-dessus d'Helios Retail. La preuve chiffrée sur le magasin de Melle constitue le dossier naturel pour ouvrir la conversation avec la centrale Groupe Cargo. On ne promet pas ce que la centrale décide, mais la preuve terrain est la meilleure porte d'entrée. Cette couche n'est ni vendue ni promise ici.
Ces fourchettes sont indicatives, non contractuelles. Le prix exact dépend du périmètre précis qu'on cadrera ensemble.
On mesure le taux de suggestion validée sans correction au premier geste, c'est-à-dire la part des suggestions de commande que vous acceptez telles quelles, sans modifier les quantités. Ce taux est mesuré sur l'échantillon de l'Étape 0, sur vos cas réels.
On vise un seuil d'ouverture de 70 %. C'est une décision d'orientation, pas une pénalité : si on l'atteint, on bascule en usage réel ; sinon, on affine les règles de suggestion avant la bascule (seuils, règles de calcul, catégories de produits). La conséquence est toujours un ajustement, jamais une remise en cause du devis.
En cas de non-atteinte persistante après ajustements, les Parties se concertent sur un re-cadrage du périmètre (fournisseurs retenus, règles de suggestion) avant la mise en usage réel. Le travail d'Étape 0 et de build livré reste dû dans tous les cas.
La direction valide la valeur du pilote (temps réellement gagné, confiance dans les suggestions) avant d'envisager les couches d'expansion. Si ce signal n'arrive pas, le pilote doit être réorienté avant toute extension, même avec de bons chiffres sur le critère quantitatif.
Le présent Cahier de mission décrit le périmètre fonctionnel, technique et opérationnel du pilote, en un seul lot, tout compris. Sa validation vaut accord sur le périmètre, le prix et les clauses décrits ci-dessus, sous réserve des conditions, hypothèses et validations juridiques indiquées dans le document.
Pour valider le périmètre : nous vous adressons ce document en signature électronique, en regard du devis DEV-2026-001.